Аутсорсинг HR функций или взаимовыгодное сотрудничество.

Эрик Ашкенов
Директор,
Intercomp Global Services Казахстан

Плюсы для компании

Во многих источниках аутсорсинг определяется как инструмент, позволяющий существенно снизить издержки и повысить качество работы предприятия. На практике аутсорсинг дает компании, прежде всего, возможность сосредоточить свое время и человеческие ресурсы на основном виде деятельности, отдав рутинные функции сторонним компаниям. Также использование аутсорсинговых решений помогает компаниям быть более мобильными и конкурентоспособными.

К бесспорным достоинствам аутсорсинга можно отнести: оптимизацию затрат и повышение качества реализации функции, возможность компании сфокусироваться на основном виде деятельности, возможность пользоваться передовыми ИТ решениями без значительных дополнительных затрат, а также минимизацию рисков. Ведь компания-аутсорсер полностью отвечает за качество реализуемой функции и в случае форс-мажора компенсирует последствия возможных ошибок.

Аутсорсинг подходит любой компании, то есть не только коммерческим организациям, но и госучреждениям, и некоммерческим предприятиям.

Так, например, в Австралии, Дании и Канаде:

1. Штат Виктория, Австралия:

Кол-во госслужащих 2 000 человек (обслуживаются три департамента: Кабинет премьер-министра, Министерство финансов, Департамент общин штата Виктория)

Аутсорсинг расчета заработной платы и кадрового администрирования с 1996 года

Экономия 30% бюджетных средств

2. Копенгаген, Дания:

Кол-во госслужащих 60 000

Аутсорсинг расчета заработной платы, кадрового администрирования с 2003 года

Экономия 8,5 миллионов долларов за первые пять лет

3. Министерство Труда провинции Британская Колумбия, Канада:

Расчет заработной платы и кадровое администрирование – 30 000 человек.

Если посмотреть на западную практику, то порядка 70% компаний в Евросоюзе и 80% компаний в США пользуются услугами аутсорсинга. У казахстанских компаний показатели пока значительно ниже.

По мнению экспертов, перспективы аутсорсинга в нашей стране колоссальны, а скромный объем рынка объясняется тем, что он еще находится в стадии формирования, потенциальные пользователи мало информированы о преимуществах этого сервиса.

Анализируя тенденции зарубежного бизнеса, можно заметить, что многие иностранные фирмы пользуются услугами аутсорсинг-провайдера, оставляя за собой только те уникальные процессы, ради которых компания создавалась и на которых сделала себе имя.

Многие банки, переходя к карточному процессингу, не открывают собственные отделы обслуживания, а передают эту задачу специализированным компаниям-аутсорсерам. Гостиницы и отели с мировым именем доверяют питание своих постояльцев крупным аутсорсинговым компаниям, работающим на этом рынке.

Ещё одним примером внедрения аутсорсинга является иллюстрация современной стратегии развития компании Nike. Она пошла ещё дальше, передав на аутсорсинг производство спортивной одежды, распространение и реализацию. Сама же компания оставила за собой лишь дизайн производимой одежды и управление патентами, товарными знаками.

Наиболее часто к передаче на аутсорсинг таких функций прибегают иностранные организации или компании с иностранным капиталом. Практика аутсорсинга применяется во всем мире, поэтому такие фирмы даже не задумываются, передавать ли функцию на аутсорсинг, а решают лишь вопрос о выборе провайдера. Стоит упомянуть, что в последние несколько лет и казахстанские компании приходят к осознанию того, что благодаря аутсорсинг-провайдерам можно снизить налоговые риски, избежать расширения персонала, уменьшить затраты времени на управление бухгалтерией.

Использование аутсорсинга снимает многие рутинные задачи с сотрудников компаний Клиента, а также позволяет компаниям быть более гибкими, что особенно важно в силу меняющейся экономической ситуации.

Что передают на аутсорсинг?

В число наиболее часто передаваемых провайдерам HR-функций входят расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, оценка персонала, обучение и ряд других.

Отечественным компаниям наиболее привычна передача функции рекрутмента. Услугами кадровых агентств по подбору персонала пользуются как малый и средний бизнес, так и крупные предприятия. Услуги по расчету заработной платы и ведению кадрового делопроизводства, которые очень популярны во всем мире, только начинают пользоваться спросом среди предприятий в Казахстане.

Сейчас можно передать на аутсорсинг большинство процессов, но это не должно становиться самоцелью. Как правило, имеет смысл передавать на аутсорсинг три группы процессов:

  1. Процессы, не являющиеся ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
  2. Процессы, состоящие из большого числа повторяющихся задач, рутинные процессы. Примерами данной категории процессов могут служить расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование.
  3. Процессы, требующие специальных знаний, но не относящиеся к ключевым. Например – регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала.

Как оценить стоимость?

Сокращение затрат является основной причиной перехода на аутсорсинг и главным ожиданием от взаимодействия с аутсорсинг-провайдером. Очевидно, что преимущество провайдера состоит в том, что он может выполнять функцию дешевле, чем сама компания, – за счет методологий, процедур, специализированных технологических решений. Тем не менее, не стоит забывать, что гонка за «дешевизной» аутсорсинговых услуг может негативно сказаться на их качестве.

Все мы понимаем, что предоставление услуг аутсорсинга имеет под собой коммерческую основу. Именно поэтому, если провайдер предлагает Вам услуги по цене ниже рынка, это повод задуматься, что за этим стоит. Недостаточно квалифицированный или нелегальный труд? Отсутствие технологических решений? Стоит ли вообще доверяться такой компании?

Конечно, экономия – это серьезный аргумент в пользу аутсорсинга, тем не менее, не стоит забывать, что преимущества от работы с провайдером лежат в гораздо более широкой плоскости:

  • сокращение рисков за счет разделения ответственности между провайдером и заказчиком;
  • получение необходимой гибкости для поддержки изменения масштабов бизнеса, независимость от собственного штата;
  • преимущества удаленного обслуживания, особенно для территориально распределенных компаний с большой филиальной структурой.

Переход на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг занимает время и, как правило, включает в себя несколько фаз.

Первая – исследование и анализ внутренних процессов и операционной среды компании-заказчика на предмет определения возможностей провайдера в данном проекте, применимости методологии провайдера и его систем, определения объема необходимых изменений и оценки рисков.

Вторая – подготовка плана перехода на аутсорсинг, включающая определение ответственных лиц как со стороны провайдера, так и со стороны заказчика для взаимодействия в рамках проекта. На этом же этапе проводится подготовка сотрудников клиента к выполнению функции c использованием SaaS-приложений, разработка необходимых процедур, создание карты трансформации процессов.

Третья фаза – согласование необходимых процедур и операций, включая объем и состав работ, модель оказания услуги, соглашение об уровне оказания услуг (SLA).

Резюме

Важно помнить, что аутсорсинг не сводится к схеме «отдал и забыл», а подразумевает долгосрочные партнерские отношения, построенные на взаимном уважении и доверии. Важно внимательно и ответственно отнестись к выбору потенциального провайдера, обеспечить необходимое двустороннее управление всеми процессами по переходу на аутсорсинг, внедрение решения и его дальнейшее развитие. Если это будет сделано, то аутсорсинг быстро принесет ожидаемые результаты, и будет взаимовыгодным!




Источник:
11.09.2012. World Monitor Magazine, сентябрь-октябрь 2012

Дополнительные ссылки на наши услуги:
Бухгалтерский аутсорсинг,
Ведение кадрового делопроизводства,
Кадровый центр,
Расчет заработной платы в Казахстане