Оптимизация затрат на персонал: нужно ли экономить?

Источник: ФБ Кадры, №12, 2013

Айгерим Садуакас,
HR-Эксперт, Intercomp Казахстан

Бытует мнение, что снижение расходов на персонал требуется только во время кризиса, однако сегодня оптимизация издержек должна стать регулярным процессом — это условие выживания бизнеса в высококонкурентной среде. Затраты на персонал сводятся не только к сокращению зарплат, а к продуманной мотивации - поощрению лучших сотрудников, увеличению переменной части заработка, которая теперь все больше становится привязанной к KPI (персональному вкладу) работника.

Многие компании преследуют единственную цель — краткосрочный рост денежных потоков, а долговременные последствия подобных решений редко анализируются и оцениваются в денежном выражении, что может привести к торможению стратегического развития компании. При оптимизации издержек важно учитывать широкий круг целей, а именно:

  • Сокращение премий и льгот – пересмотр политики премирования компании.
  • Сокращение общих затрат на рабочую силу.
  • Снижение угрозы увольнения ключевых работников.
  • Обеспечение приоритета в принятии на работу ранее уволенных сотрудников (по мере улучшения экономической ситуации).
  • Предотвращение демотивирующего воздействия на работников политики снижения затрат.
  • Пересмотр рабочей нагрузки.
  • Увеличение производительности труда.
  • Уменьшение количества недостаточно квалифицированных работников.
  • Сокращение работников, показывающих нестабильные результаты.
  • Сокращение расходов, связанных с расторжением договоров найма, увольнениями, судебными разбирательствами и т.д.
  • Минимизация репутационных потерь и проблем, связанных с ухудшением имиджа работодателя.

Предлагаю рассмотреть «плюсы» и «минусы» некоторых методов сокращения затрат на персонал.

Метод №1 – Целевые сокращения (п. 2 Статьи 54 Трудового Кодекса РК «Сокращения численности или штата работников»)

Кого касается: Определенного процента работников, которых увольняют без обещаний предложить им работу в будущем. В отличие от традиционных сокращений (процент от общего количества работников) данные увольнения являются «целевыми» — как правило, под них подпадают сотрудники с небольшим трудовым стажем.

«Плюсы»: эффективность данного метода будет высокой в том случае, если увольнение направлено на менее важные должности и низкорезультативных работников. Помимо снижения затрат — смена нынешнего персонала на более продуктивных сотрудников.

Метод №1 наиболее эффективен:

- в тех направлениях деятельности компании, которые не генерируют прибыль и не оказывают существенного влияния на результаты работы;

- тогда, когда позволяет выявить ставшие ненужными/не критические компетенции и работы,
которые можно вывести на аутсорсинг, переложив проблемы выполнения данных работ на провайдеров услуг.

«Минусы»:

  • Увольнение сотрудников на основании длительности стажа работы может привести к потере наиболее результативных из них и тех, кто обладает важными навыками;
  • Обязанность работодателя выплачивать выходные пособия существенно увеличивает стоимость увольнения;
  • Cнижение продуктивности труда, т.к. слухи о предстоящих сокращениях могут демотивировать людей;
  • Возрастет количество ошибок из-за увеличения рабочей нагрузки на оставшихся сотрудников - необходимо одновременно перестроить рабочие процессы;
  • Сокращение значительного количества работников требует заблаговременного оповещения местных государственных органов;
  • Сокращение даже значительного количества низкооплачиваемых рабочих мест, как правило, не дает существенного эффекта экономии.
  • Огласка информации о массовых увольнениях может нанести вред имиджу работодателя, что в дальнейшем снизит рекрутинговый потенциал компании.

Метод №2 – Повышение продуктивности

Касается: Всей компании в целом.

«Плюсы»:

  • Совершенствование методов управления, модернизация технологий и обучение менеджеров среднего звена и ТОП-менеджмента позволяют, например, без изменения численности персонала производить больше продукции и более высокого качества;
  • Фокусировка на кадровых перемещениях, управлении текучестью кадров, оптимизации бизнес-процессов, пересмотре рабочих нагрузок и норм труда, выявлении причин, препятствующих повышению производительности труда и на разработке систем стимулирования, которые поощряют рост продуктивности;
  • Сохранение «корпоративных талантов», которых удалось привлечь в компанию и обучить (затраты - большие);
  • Внедрение более эффективных методов управления персоналом, приводящее к росту производительности труда, повышению качества продуктов и услуг (большинство из них не требуют больших затрат, поэтому дают высокий ROI)

Минусы:

  • Сопротивление изменениям со стороны работников;
  • Недостаток опыта у HR-специалистов, если ранее они не занимались вопросами повышения продуктивности, то могут не владеть необходимыми методами.

Метод №3 – Аутсорсинг

Касается: Непрофильных для компании бизнес-процессов. Как правило, на аутсорсинг передают бухгалтерские и кадровые функции, административные процессы, а также IT.

Плюсы:

  • Повышение качества бизнес-процессов;
  • Обеспечение «гибкости» управления персоналом;
  • Стратегическое совершенствование структуры организации.
  • Гарантия точности, оперативности и своевременности выполнения работ;
  • Минимизация финансовых и административных рисков;
  • Фокус на основном бизнесе;
  • Ответственность провайдера за качество операций;
  • Контроль только результата – простота управления;
  • Оперативная поддержка новых задач бизнеса;
  • Сокращение расходов на специализированное программное обеспечение и организацию рабочих мест;
  • Возможность использования более совершенных технологических систем провайдера;

Опасения и риски:

  • Утечка информации;
  • Потеря контроля и управляемости;
  • Болезненный переход;
  • Недовольство персонала;
  • Сбои в обслуживании, простои.

Опасения и риски необоснованны, если учесть важные факторы при выборе аутсорсинговой компании.

Важные факторы, на которые необходимо обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании - провайдера:

  • Опыт и репутация провайдера;
  • Контракт и SLA – страховка от потерянной прибыли и простоев;
  • Прозрачные процедуры взаимодействия;
  • Регламентированные условия прекращения отношений;
  • Обучение и работа с персоналом.

Метод №4 – Применение новых технологий управления персоналом

Касается: Обновления оборудования и/или программного обеспечения.

«Плюсы»:

При высоких первоначальных затратах - высокая эффективность.

Автоматизация значительной части работ по управлению людьми (дистанционное обслуживание с использованием интернет-технологий): использование SaaS решений (в т.ч. поможет снизить затраты на приобретение IT-инфраструктуры) - Software as a service – «Программное обеспечение как услуга».

Минусы:

  • Сотрудники могут оказывать существенное сопротивление переходу на новые методы работы.

Оставшиеся методы, которые применимы в определенной отрасли либо в определенный период времени:

- Временное увольнение/длительные неоплачиваемые отпуска по согласованию с работником (Статья 52. «Расторжение трудового договора по соглашению сторон») - фактическое увольнение сотрудников, но с намерением снова нанять их, когда ситуация стабилизируется (как правило, работодатель стремится сохранить контакты с попавшими под сокращение работниками) — чаще всего используется, например, транспортными компаниями (авиакомпаниями);

- Закрытие определенных направлений деятельности или отдельных предприятий, при котором людей переводят в другие подразделения - может привести к потере ценных сотрудников;

- Сокращение количества рабочих дней - невыход сотрудников на работу несколько дней в неделю/месяц (зарплата сокращается на 5–10%), такие дни могут быть четко зафиксированы руководством или определяться по желанию работника – может привести к срыву рабочего процесса;

Увольнение по собственному желанию (Статья 57 ТК РК) - стимулирование увольнений посредством выплат компенсаций увольняющимся сотрудникам – может привести к серьезным финансовым и организационным проблемам, если предложение не заинтересует сотрудников или заинтересует слишком многих;

- Уменьшение количества рабочих часов для некоторых сотрудников с почасовой оплатой труда (подход идентичен сокращению количества рабочих дней) как альтернатива увольнению, позитивно воспринимается сотрудниками, но возможен рост текучести кадров, поскольку зарплаты работников с почасовой оплатой обычно невысоки;

- Сокращение/уменьшение льгот - медицинское страхование и др. льготы - ухудшение имиджа работодателя, что негативно отразится на репутации компании;

- Ограничение численности персонала - компания не нанимает работников на вакантные места - при большом количестве свободных вакансий сокращение найма может привести к значительной экономии фонда оплаты труда. На деятельности компании это скажется незначительно только в том случае, если речь идет об избыточных должностях;

- Сокращение зарплаты - снижение оплаты труда, которое не сопровождается сокращением рабочего времени (часов/дней) – возможна кадровая катастрофа, особенно если вслед за сокращением зарплаты все-таки последуют сокращения персонала, уход лучших сотрудников, если политика сокращения зарплат одинаково затрагивает всех сотрудников, а также надежды сотрудников, что со временем компания компенсирует им недоплаты - в будущем эта проблема может стать серьезной для компании-работодателя. Согласно Статьи 48 ТК РК: Об изменении условий труда, произошедшими по причинам, указанным в пункте 1 настоящей статьи, работодатель должен письменно предупредить работника и (или) его представителей не позднее, чем за один месяц)

- «Замораживание» зарплаты и карьерного роста - в компаниях со слабо выраженной иерархией или незначительными кадровыми перестановками снижение затрат будет минимальным, недовольство высококвалифицированных сотрудников может подтолкнуть их к уходу из компании.

Некоторые из данных методов приводят к неожиданным отрицательным последствиям и в итоге компания не получает никакой реальной выгоды от снижения текущих затрат, например, уход лучших работников из компании. Избегать следует методов, использование которых помогает сократить издержки в ближайшей перспективе, но ведет к серьезным негативным последствиям в дальнейшем, например, склонение работников к увольнению по собственному желанию или использование принудительных отпусков для сокращения расходов на оплату труда.

Наиболее эффективные, на мой взгляд, методы сокращений, которые минимально задевают интересы ключевых работников:

  • выведение на аутсорсинг тех функций, которые являются непрофильными и где сильно изменяется уровень рабочей нагрузки;
  • прицельное увольнение низкорезультативных работников;
  • широкое использование методов и инструментов, увеличивающих продуктивность;
  • внедрение новых технологий и IT-решений;

При выборе подходящего метода снижения затрат нужно обязательно оценить его влияние на продуктивность и соотнести предполагаемую экономию с вероятными потерями. Самое важное — принимать решения исходя из конкретных и измеримых целей компании (ближайших и стратегических) и обязательно оценивать по факту - достигнуты ли они?

Дополнительные ссылки на наши услуги:
Ведение кадров
Аутсорсинг заработной платы
Бухгалтерское сопровождение алматы
Поиск бухгалтера
hr центр