Аутсорсинг учетных функций интересен 40% компаний в России

Источник: www.planetahr.ru

Результаты совместного исследования HeadHunter, UCMS Group и Intercomp показали, что 40% компаний в России уже используют или планируют аутсорсинг-обеспечение учетных функций. Основной фактор успешного применения данной услуги – выбор компетентного провайдера и подробная регламентация условий сотрудничества с ним.

Онлайн-опрос проводился в конце 2013 года среди владельцев бизнеса, финансовых и исполнительных директоров, а также начальников и сотрудников HR-служб 404 компаний. Большинство респондентов представляют российские организации (83%), 10% – иностранные, еще 7% – совместные предприятия.

Компании с разной численностью персонала представлены в приблизительно равных долях:

• менее 50 работников – 32% компаний;
• от 50 до 100 – 17%;
• от 101 до 500 – 25%;
• более 500 человек – 26%.

Согласно полученным ответам, 116 организаций из 404-х (29%) сегодня используют аутсорсинг учетных функций. Более трети компаний, передавших часть функций на обеспечение внешнему подрядчику, планируют использовать эту схему и для других видов учетных функций (бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, взаиморасчетов с персоналом). Еще 10% организаций, не пользующихся аутсорсингом, в будущем собираются опробовать данную услугу. Таким образом, в аутсорсинге учетных функций заинтересованы почти 40% компаний, работающих в России.

Главные приверженцы аутсорсинга – иностранные компании, малый и крупный бизнес

Иностранные компании традиционно более лояльны к использованию аутсорсинга, чем отечественные. На внешнее обслуживание учетные функции передает каждая вторая зарубежная организация и каждая четвертая российская. Размер бизнеса также имеет значение: аутсорсинг наиболее популярен среди организаций, где работают менее 50 сотрудников, а также среди крупных компаний с численностью персонала от 500 человек.

Рис. 1. Использование аутсорсинга в зависимости от размера и типа компании

База: компании с численностью < 50 сотрудников – 130, от 50 до 100 – 70, от 101 до 500 – 102, > 500 – 102 (из них иностранные компании – 40, совместные предприятия – 27, российские компании – 337).

Бухгалтерский аутсорсинг наиболее востребован среди российских компаний

Наибольшим спросом сегодня пользуется аутсорсинг бухгалтерского учета (его применяют 65% компаний) и кадрового делопроизводства (38%). Обеспечение взаиморасчетов с персоналом на провайдера возлагают 32% организаций. Среди российских компаний наиболее востребован аутсорсинг бухгалтерского учета (75%), а среди иностранных – кадрового делопроизводства (50%).

Рис. 2. Виды аутсорсинга учетных функций, которые используют компании

База: 115 респондентов из компаний, использующих аутсорсинг учетных функций в настоящее время (из них иностранные компании – 22, российские компании – 85).

Аутсорсинг наиболее выгоден тем, кто заботится о бизнес-показателях, – владельцам и топ-менеджерам

Респонденты из компаний, уже пользующихся аутсорсингом, считают его полезным в первую очередь для собственника (45%) и генерального директора (37%). Плюсы в привлечении провайдера для главного бухгалтера видят 10% участников опроса. В компаниях, где данная услуга не применяется, ее преимущества представляют слабо: половина опрошенных посчитала, что внешнее обеспечение учетных функций не выгодно никому.

Рис. 3. Степень заинтересованности собственника и наемных руководителей в аутсорсинге учетных функций 

База: 289 компаний, не использующих аутсорсинг учетных функций в данный момент; 115 компаний, применяющих аутсорсинг учетных функций на момент опроса.

Основные преимущества аутсорсинга – рост устойчивости бизнеса и снижение расходов

Главными положительными эффектами использования аутсорсинга учетных функций участники опроса считают снижение зависимости от человеческого фактора (45%), уменьшение нагрузки на финансовую и кадровую службы (43%), а также снижение стоимости процессов (43%).

Поскольку респонденты отмечали плюсы аутсорсинга в первую очередь применительно к своим позициям и задачам, важнейшими преимуществами для собственников и топ-менеджеров стали снижение зависимости от персонала и оптимизация расходов, а для HR-менеджеров – уменьшение нагрузки на службы и перенос рисков на подрядчика.

Рис. 4. Преимущества аутсорсинга учетных функций в разрезе должности респондента

База: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учетных функций.

Неудовлетворенность аутсорсингом – следствие выбора некомпетентного провайдера и недостаточной регламентации сотрудничества

Опыт использования аутсорсинга учетных функций большинство респондентов оценили как положительный. Главные аргументы – «экономия времени и нервов», «дешевле, чем собственные специалисты», «экономия затрат», «высокое качество», «большая эффективность, чем от собственной службы», «значительное облегчение работы».

Рис. 5. Оценка опыта применения аутсорсинга учетных функций

База: 151 компания, имеющая опыт одного или нескольких видов аутсорсинга учетных функций (кадрового делопроизводства, расчета зарплаты или бухгалтерского учета); из них 82 компании – с опытом отказа от сотрудничества с провайдером, 69 компаний – без опыта отказа.

По данным исследования, около трети использующих аутсорсинг учетных функций компаний недовольны своим текущим провайдером. Основные претензии касаются организации процесса предоставления услуг, качества работы и соблюдения сроков.

Рис. 6. Причины неудовлетворенности текущим провайдером аутсорсинга

База: 67 компаний, использующих аутсорсинг учетных функций на момент опроса и не имеющих опыта отказа от сотрудничества с провайдером.

Вышеуказанные претензии к аутсорсинг-провайдеру при отсутствии обоюдных усилий по исправлению ситуации становятся причинами смены подрядчика и даже отказа от услуги. Как показывают результаты опроса, каждой второй компании приходилось по собственной инициативе прекращать работу с провайдером аутсорсинга учетных функций (чаще всего – бухгалтерского обеспечения). Получив негативный опыт работы с одним подрядчиком, 21% компаний обратились к другому , а еще 30% вернулись к выполнению учетных функций внутренними ресурсами.

Основные мотивы отказа от аутсорсинга – низкое качество работы провайдера (45%), плохая организация процесса оказания услуг (42%). Еще 20% компаний назвали в качестве причины нехватку средств, а 19% – расширение собственных служб, ошибки в учете и беспокойство о конфиденциальности информации.

Рис. 7. Доля компаний, прекращавших сотрудничество с аутсорсинг-провайдером

База: респонденты из 165 компаний, имеющих опыт аутсорсинга учетных функций.

Провайдера выбирают по репутации на рынке и гарантированному качеству работы

При выборе аутсорсинг-провайдера принимающие решение лица – собственник бизнеса и команда топ-менеджеров – ориентируются в первую очередь на стоимость услуг и наличие конкретных успешных кейсов. Для HR-менеджеров второй по важности критерий после стоимости услуг – репутация подрядчика на рынке. Гарантированно высокий уровень предоставления сервиса одинаково важен для обеих групп респондентов.

Рис. 8. Критерии выбора аусторсинг-провайдера

База: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров.

Выбор провайдера по критерию «цена/качество» является оптимальным, однако стоит учитывать, что низкие расценки не создают возможностей для экономии, но свидетельствуют о неспособности подрядчика обеспечить высокое качество оказания услуг. В общемировой практике основная цель использования аутсорсинга – повышение стабильности бизнеса за счет стандартизации процессов и внедрения лучших практик, а сопутствующее этому процессу снижение издержек обычно незначительно.

Причины недоверия к аутсорсингу – боязнь утечки информации и недостаточная осведомленность об этой услуге

Основными причинами, по которым бизнес в России не так активно пользуется аутсорсингом учетных функций, как компании за рубежом, являются боязнь утечки информации, высокая стоимость услуги и отсутствие «политической воли» руководства.

Понимание причин, препятствующих передаче функций на внешнее обеспечение, разнится у компаний, имеющих и не имеющих подобный опыт. Это хорошо иллюстрирует графа «Другое» на рисунке 9. Можно предположить, что организации, которые сразу нашли компетентного провайдера и четко регламентировали взаимодействие с ним, избежали какого-либо негатива и не учитывают этот фактор как препятствие.

Интересно, что 21% респондентов из организаций, использующих аутсорсинг учетных функций (в противовес 18% представителей компаний, реализующих их своими силами), считают, что если лучше информировать бизнес о принципах и назначении аутсорсинга, то станет больше организаций, готовых его успешно применять.

Рис. 9. Основные препятствия для передачи учетных функций на аутсорсинг

База: 151 компания с опытом использования аутсорсинга учетных функций; 217 компаний без опыта аутсорсинга.